Laporan Hasil Audit Pemasaran

Depok, 14 Mei 2015

No                    :001/KLS/V/2015

Lampiran         :

Perihal             : Laporan Hasil Audit Manajemen

Kepada

Yth, Direktur PT. ABC

di Depok

            Kami telah melakukan audit atas pemasaran pada perusahaan PT. ABC untuk periode 2014. Audit kami tidak dimaksudkan untuk memberikan pendapat atas kewajaran keuangan perusahaan dan oleh karenanya kami tidak memberikan pendapat atas kewajaran laporan keuangan perusahaan tersebut. Audit kami hanya mencakup bidang pemasaran pada PT. ABC. Audit tersebut dimaksudkan untuk mengidentifikasi masalah-masalah yang akan terjadi, sehingga dimasa yang akan datang perusahaan dapat lebih efektif dalam mencapai tujuannya.          

Hasil audit kami sajikan dalam bentuk laporan audit yang meliputi :

Bab I              : Informasi Latar Belakang

Bab II             : Kesimpulan Audit yang Didukung dengan Temuan Audit

Bab III           : Rekomendasi

Bab IV           : Ruang Lingkup Audit

            Dalam melaksanakan audit kami telah memperoleh banyak bantuan, dukungan, dan kerjasama dari berbagai pihak baik jajaran direksi maupun staff yang berhubungan dengan pelaksanaan audit ini. Untuk itu kami mengucapkan terima kasih atas kerjasama yang telah terjalin dengan baik ini.

                                                                                                              Tim Audit

                                                                                                          Adi dan Annisa

BAB I

INFORMASI LATAR BELAKANG

PT. ABC (selanjutnya disebut “Perusahaan”) berlokasi di Jl. ABC No. XX Depok Jawa Barat, didirikan tanggal 20 Juni 2009 dan terdaftar pada tanggal 21 Juli 2010 oleh para pendiri yang terdiri dari :

1.      Mr. X

2.      Mr. Y

Visi perusahaan adalah untuk menjadi franchise minuman kopi blended siap saji no. 1 di Indonesia dengan investasi yang terjangkau. Misi perusahaan adalah untuk memberikan kepuasan kepada konsumen dengan berfokus pada produk, sistem dan pelayanan yang berkualitas dengan budaya K-O-P-I, yakni Kreatif, Orientasi kualitas, Produktif, dan Inovatif. Dengan motto yang dianut perusahaan yakni “peluang bisnis yang low maintenance dan low investment, tapi high style dan high profit”.

Susunan organisasi Perusahaan adalah sebagai berikut :

Pemilik/Founder         : Mr. X

Manager                      : Mr. R

Kabag I                       : Mr. I

Kabag II                     : Mr. L

Kabag III                    : Mr. H

Sedangkan tujuan dilakukannya audit adalah untuk  :

1.      Menilai bagaimana perusahaan melaksanakan setiap program/aktivitas pemasaran untuk mencapai tujuannya melalui pengelolaan sumber daya yang ekonomis dan efisien.

2.      Menilai bagaimana kebijakan produk, kebijakan penetapan harga, kebijakan distribusi, serta kebijakan promosi dan publikasi yang diterapkan perusahaan.

3.      Memberikan berbagai saran perbaikan atas kelemahan Fungsi Pemasaran yang ditemukan.

BAB II

KESIMPULAN AUDIT

Berdasarkan temuan (bukti) yang kami peroleh selama audit yang kami lakukan, kami dapat menyimpulkan sebagai berikut:

1. Kondisi

1)       Pemasaran perusahaan tidak menyesuaikan tujuan dengan perubahan kondisi.

2)     Perusahaan tidak memiliki prosedur perencanaan pasar secara tertulis.

3)  Perusahaan tidak menggunakan prediksi pasar yang komprehensif dalam menyusun rencana pemasarannya.

4)   Perusahaan tidak mengendalikan aktivitas pemasarannya melalui analisis biaya, analisis pasar, dan audit pemasaran.

5)  Manajemen tidak mengetahui tentang elastisitas permintaan harga, pengaruh kurva pengalaman, kebijakan penetapan harga pesaing.

6)        Perusahaan tidak melakukan evaluasi secara periodik terhadap anggota salurannya.

7)        Perusahaan tidak mengevaluasi secara periodik metode pengiriman produknya.

8)        Anggaran promosi penjualan tidak memadai.

9)        Perusahaan tidak memiliki tujuan periklanan dengan tegas.

10)    Program periklanan tidak berjalan secara efisien.

2. Kriteria

1)      Perusahaan harus beradaptasi dengan terjadinya perubahan kondisi bisnis. Perusahaan dapat beradaptasi dengan perubahan kondisi apabila memiliki prosedur perencanaan pasar secara tertulis. Dengan prosedur perencanaan pasar menghasilkan rencana yang tepat sesuai dengan strategi pencapaian tujuan perusahaan

2)      Perusahaan juga harus menggunakan prediksi pasar yang komprehensif dalam menyusun rencana pemasarannya, mengendalikan aktivitas pemasarannya melalui analisis biaya, analisis pasar, dan audit pemasaran

3)    Manajemen mengetahui tentang elastisitas permintaan harga, pengaruh kurva pengalaman, kebijakan penetapan harga pesaing untuk mengetahui bagaimana pengaruh informasi tersebut terhadap keputusan harga produk.

4)      Perusahaan secara periodic melakukan evaluasi terhadap anggota salurannya,  metode pengiriman produknya sehingga hasil evaluasi ini digunakan sebagai umpan balik dalam pengambilan keputusan distribusi dan metode pengiriman pada periode berikutnya.

5)      Anggaran promosi penjualan memadai sehingga terjadi kesesuaiaan anggaran promosi dengan kebutuhan tujuan pemasaran.  Perusahaan juga harus memiliki tujuan periklanan yang dinyatakan dengan tegas agar program periklanan telah berjalan secara efisien.

3. Penyebab

1)      Perusahaan hanya melakukan review secara garis besar (umum) atas pengendalian manajemen. Belum dilakukan upaya review secara komprehensif dan sistematik terhadap aktivitas pemasaran perusahaan.untuk mencapai tujuannya melalui pengelolaan sumber daya yang ekonomis dan efisien.

2)      Perusahaan menetapkan strategi pemasaran yang menawarkan bisnis minuman kopi blended dengan harga terjangkau, unggul di kualitas dan cita rasa sesuai dengan lingkungan pemasaran yang dihadapi dan perusahaan intensitas pesaingnya. Perusahaan hanya bersaing di segmen pasar menengah kebawah hingga menengah.

3)      Keterbatasan yang secara internal dihadapi perusahaan adalah minimnya SDM yang dimiliki perusahaan yang memiliki pengetahuan tentang bidang pemasaran atau berlatar belakang pendidikan tinggi.

4. Akibat

1)        Perusahaan menjadi pilihan untuk berbisnis franchisee minuman kopi blanded siap saji hanya untuk kalangan menegah kebawah sampai menengah., tidak ada rencana kerja pasti yang menjadi patokan. Sehingga pendapatan dari para mitra kerjanya tidak stabil setiap bulan, hanya beberapa daerah pemasaran yang pembelian bahan bakunya tergolong stabil, tidak ada patokan khusus atau analisis khusus yang dilakukan oleh perusahaan dalam upaya mengendalikan aktivitas pemasarannya.

2)    Tidak ada informasi yang akurat yang dapat digunakan perusahaan untuk membuat keputusan harga produk.

3)        Perusahaan hanya melihat dari pembelian kembali produknya dan mengevaluasi metode pengiriman apabila ada kendala yang dihadapi, tidak mengevaluasi secara periodik.

4)        Tidak ada biaya tambahan untuk promosi dan anggaran promosi belum memadai, belum ada panduan periklanan yang dinyatakan secara jelas, dan tidak berpengaruh langsung terhadap laba perusahaan.

5. Pejabat yang bertanggung jawab : Manager dan Kabag Pemasaran.

Daftar Ringkasan Temuan Audit

No.	Kondisi	Kriteria	Penyebab	Akibat
1.	Pemasaran perusahaan tidak menyesuaikan tujuan dengan perubahan kondisi.	Perusahaan beradaptasi dengan terjadinya perubahan kondisi bisnis.	Perusahaan tetap dengan tujuan awalnya yakni menjadi franchise minuman kopi blanded no. 1 di Indonesia.	Perusahaan menjadi pilihan untuk berbisnis franchisee minuman kopi blanded siap saji hanya untuk kalangan menegah kebawah sampai menengah.
2.	Perusahaan tidak memiliki prosedur perencanaan pasar secara tertulis.	Dengan prosedur perencanaan pasar menghasilkan rencana yang tepat sesuai dengan strategi pencapaian tujuan perusahaan.	Manajemen hanya berpatokan pada bagaimana pasar berkembang, melihat bagaimana sikap dari pesaingnya, dan menyesuaikan dengan selera konsumen yang dinamis.	Tidak ada rencana kerja pasti yang menjadi patokan. Sehingga pendapatan dari para mitra kerjanya tidak stabil setiap bulan.
3.	Perusahaan tidak menggunakan prediksi pasar yang komprehensif dalam menyusun rencana pemasarannya.	Prediksi pasar dihasilkan dari metode yang tepat dan disusun berdasarkan informasi prediksi pasar yang realistis.	Prediksi pasar yang dilaksanakan oleh perusahaan hanya sebatas daerah mana yang bisa dijadikan basis pemasarannya.	Hanya beberapa daerah pemasaran yang pembelian bahan bakunya tergolong stabil.
4.	Perusahaan tidak mengendalikan aktivitas pemasarannya melalui analisis biaya, analisis pasar, dan audit pemasaran.	Perusahaan melakukan salah satu audit pemasaran secara vertikal atau horizontal.	SDM yang dimiliki perusahaan tidak mengetahui analisis biaya.	Tidak ada patokan khusus atau analisis khusus yang dilakukan oleh perusahaan dalam upaya mengendalikan aktivitas pemasarannya.
5.	Manajemen tidak mengetahui tentang elastisitas permintaan harga, pengaruh kurva pengalaman, kebijakan penetapan harga pesaing.	Elastisitas permintaan harga, pengaruh kurva pengalaman, kebijakan penetapan harga pesaing adalah informasi untuk membuat keputusan harga produk.	Manajemen tidak mengetahui tentang elastisitas permintaan harga, pengaruh kurva pengalaman, maupun kebijakan penetapan harga pesaing.	Tidak ada informasi yang akurat yang dapat digunakan perusahaan untuk membuat keputusan harga produk.
6.	Perusahaan tidak melakukan evaluasi secara periodik terhadap anggota salurannya.	Hasil evaluasi perusahaan yang secara periodik digunakan sebagai umpan balik dalam pengambilan keputusan distribusi pada periode berikutnya.	Tidak ada jadwal periodik untuk menilai franchiseenya karena tidak ada Supporting Fee yang diberikan.	Perusahaan hanya melihat dari pembelian kembali produknya.
7.	Perusahaan tidak mengevaluasi secara periodik metode pengiriman produknya.	Hasil evaluasi perusahaan yang secara periodik digunakan sebagai umpan balik dalam pengambilan keputusan pengiriman pada periode berikutnya.	Tidak ada jadwal periodik untuk menilai metode pengiriman yang digunakan.	Perusahaan hanya mengevaluasi apabila ada kendala yang dihadapi.
8.	Anggaran promosi penjualan tidak memadai.	Perusahaan menyediakan anggaran untuk promosi, sehingga sesuai dengan kebutuhan tujuan pemasaran.	Perusahaan jarang mengikuti event-event khusus untuk mempromosikan produknya.	Tidak ada biaya tambahan untuk promosi.
9.	Perusahaan tidak memiliki tujuan periklanan dengan tegas.	Dengan adanya tujuan periklanan yang dinyatakan dengan tegas dapat mendukung pencapaian tujuan pemasaran perusahaan.	Perusahaan lebih banyak melakukan promosi secara umum.	Belum ada panduan periklanan yang dinyatakan secara jelas.
10.	Program periklanan tidak berjalan secara efisien.	Beban periklanan dengan kegiatan pemasaran yang seharusnya dijalankan secara efisien.	Perusahaan tidak memiliki anggaran promosi yang pasti.	Tidak berpengaruh langsung terhadap laba perusahaan.

BAB III

REKOMENDASI

Hasil audit yang dilakukan menemukan beberapa kelemahan yang harus menjadi perhatian manajememn dimasa yang akan datang. Kelemahan ini dapat dikelompokkan menjadi dua, yaitu :

1. Kelemahan yang terjadi pada pengendalian manajemen yang dilakukan perusahaan.
2. Kelemahan yang ditimbulkan akibat minimnya SDM yang dimiliki perusahaan yang memiliki pengetahuan tentang bidang pemasaran atau berlatar belakang pendidikan tinggi.

Atas keseluruhan kelemahan yang terjadi, maka diberikan rekomendasi sebagai koreksi atau langkah perbaikan yang bisa diambil manajemen untuk memperbaiki kelemahan tersebut.

Rekomendasi :

1.     Struktur organisasi perusahaan yang sederhana mempermudah manajemen untuk mangambil kebijakan dalam fungsi pemasarannya. Namun disayangkan, kemudahan itu tidak didukung dengan prosedur perencanaan pasar yang jelas tertulis. Manajemen hanya berpatokan pada bagaimana pasar berkembang, melihat bagaimana sikap dari pesaingnya, dan menyesuaikan dengan selera konsumen yang dinamis. Sebaiknya manajemen mulai membuat prosedur perencanaan pasar yang tertulis sehingga perusahaan memiliki rencana kerja pemasaran yang jelas selama satu periode.

2.    Hal lainnya yang menjadi perhatian adalah latar belakang pendidikan SDM yang bekerja di bagian pemasaran. Memang, salah satu visi dari perusahaan adalah untuk membuka lapangan pekerjaan seluas-luasnya. Tapi sebagai bahan pertimbangan perusahaan, mungkin dengan ditambahnya tenaga kerja profesional yang menguasai ilmu pemasaran, bisa lebih mendukung pencapaian tujuan pemasaran perusahaan.

3.  Perusahaan perlu lebih banyak mengadakan aksi-aksi sosial yang berhubungan dengan masyarakat. Karena selain berfungsi sebagai tanggung jawab sosial perusahaan, tapi bisa juga sebagai sarana promosi brand perusahaan. Perusahaan juga lebih baik bukan hanya menyebutkan saja kegiatan sosialnya, tapi juga menceritakannya.

4.      Perusahaan perlu melakukan penilaian frachisee-nya, metode pengiriman, dan kinerja saluran distribusinya secara periodik. Hal ini dimaksudkan agar perusahaan mempunyai informasi kinerja mengenai frachisee-nya, metode pengiriman, dan kinerja saluran distribusi. Meskipun keputusan untuk melakukan pembelian kembali bukan berada di perusahaan, tapi dengan adanya informasi tersebut akan mempermudah manajemen dalam membuat keputusan mengenai rekan kerjanya.

BAB IV

RUANG LINGKUP  AUDIT

Sesuai dengan penugasan yang kami terima, audit yang kami lakukan hanya meliputi masalah Fungsi Pemasaran PT. ABC. Audit kami mencakup penilaian atas kebijakan produk, kebijakan penetapan harga, kebijakan distribusi, serta kebijakan promosi dan publikasi yang diterapkan perusahaan.